固定資產(chǎn)管理：主要環(huán)節(jié)

李予寧

固定資產(chǎn)全生命周期的運(yùn)行主要包括采購(gòu)、合同簽訂、調(diào)劑轉(zhuǎn)移、使用、維修、報(bào)廢、效益分析等環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，每個(gè)環(huán)節(jié)都要考慮流程設(shè)計(jì)、責(zé)任分工、涉及的表單、財(cái)務(wù)活動(dòng)這幾項(xiàng)內(nèi)容。

采購(gòu)環(huán)節(jié)在采購(gòu)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)注意幾個(gè)問(wèn)題：第一，每個(gè)環(huán)節(jié)都不可逾越，任務(wù)完成后自動(dòng)推送到下個(gè)環(huán)節(jié)。第二，業(yè)務(wù)審批流信息可視化，每筆業(yè)務(wù)、每個(gè)崗位的辦理時(shí)間所有人可見(jiàn)，保證整個(gè)流程的執(zhí)行速度。第三，每個(gè)環(huán)節(jié)的表單都有唯一的編號(hào)，都由上一環(huán)節(jié)表單引用而來(lái)、在本環(huán)節(jié)增補(bǔ)信息后形成新的表單，表單的編號(hào)互相關(guān)聯(lián)，確保每個(gè)崗位都只能在職權(quán)范圍內(nèi)履責(zé)，不能越權(quán)。例如，采購(gòu)辦根據(jù)“計(jì)劃表”，增補(bǔ)“供應(yīng)商”、“單價(jià)”等信息后，生成“采購(gòu)單”，采購(gòu)單上物品的采購(gòu)數(shù)量不得高于“計(jì)劃單”列示的數(shù)量，“驗(yàn)收單”上的主要要素由“采供單”上自動(dòng)引進(jìn)來(lái)，庫(kù)房人員負(fù)責(zé)核對(duì)，逐項(xiàng)確認(rèn)后，自動(dòng)生成“驗(yàn)收入庫(kù)單”。第四，出庫(kù)環(huán)節(jié)由庫(kù)房管理員生成固定資產(chǎn)卡片，打印并粘貼標(biāo)簽。

合同環(huán)節(jié)合同環(huán)節(jié)流程相對(duì)較為簡(jiǎn)單，基本不涉及到表單，主要是合同內(nèi)部流轉(zhuǎn)、文本審核到文本生成的過(guò)程。第一，設(shè)定合同模板，主要要素結(jié)構(gòu)化。將醫(yī)院發(fā)生的主要合同類別分設(shè)模板，將乙方名稱、銀行賬號(hào)、價(jià)格、付款方式、質(zhì)保規(guī)定等合同要素結(jié)構(gòu)化。這樣，合同擬定部門不需要撰寫文本，只需要在系統(tǒng)內(nèi)填寫主要要素，合同審核部門也只需要依據(jù)醫(yī)院決議、招投標(biāo)規(guī)定等對(duì)主要要素進(jìn)行核實(shí)，審核通過(guò)后，合同文本自動(dòng)生成。第二，和支付系統(tǒng)要對(duì)接。例如，在付款環(huán)節(jié)，甲方相關(guān)信息可以自動(dòng)生成，出納不用錄入銀行賬號(hào)、款項(xiàng)用途等信息；首付款不得超過(guò)合同約定，維保記錄的完整作為維保費(fèi)用支付的前提在支付系統(tǒng)中自動(dòng)控制。第三，資產(chǎn)管理部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門都應(yīng)該可以按照權(quán)限查詢合同檔案。

使用環(huán)節(jié)  使用環(huán)節(jié)主要是對(duì)固定資產(chǎn)各種產(chǎn)出數(shù)據(jù)的記錄和費(fèi)用情況的記錄，不涉及流程設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)包括兩部分：第一，提取工作時(shí)間、工作量、收入、科研等產(chǎn)出數(shù)據(jù)。第二，歸集折舊、維修、保養(yǎng)等投入數(shù)據(jù)。

維修環(huán)節(jié)  維修環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)記錄，并定期對(duì)維修數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)大設(shè)備維修保養(yǎng)方式的選擇和評(píng)價(jià)提供可靠的依據(jù)。

報(bào)廢環(huán)節(jié)  醫(yī)院固定資產(chǎn)的報(bào)廢需要有嚴(yán)格的條件限制，在固定資產(chǎn)使用壽命已滿，或使用壽命未滿但因經(jīng)營(yíng)條件、技術(shù)進(jìn)步、缺乏配件、自然災(zāi)害等原因?qū)е聼o(wú)法繼續(xù)使用的，才可以申請(qǐng)報(bào)廢。報(bào)廢首先應(yīng)由業(yè)務(wù)科室提交申請(qǐng)，由資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)論證再按照權(quán)限進(jìn)行批準(zhǔn)或上報(bào)。

效益分析環(huán)節(jié)  如果說(shuō)上述幾個(gè)環(huán)節(jié)是從實(shí)物維度對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，那么效益分析環(huán)節(jié)則是從價(jià)值維度對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，無(wú)論在固定資產(chǎn)購(gòu)入前、使用中和使用后均需進(jìn)行效益分析，作為購(gòu)買決策、維保方式選擇、效益評(píng)價(jià)和更新時(shí)機(jī)選擇的依據(jù)。