基層人事檔案管理工作存在的問題及對策

□ 黃素麗

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，人事檔案管理水平的高低直接體現(xiàn)著人力資源管理能力的好壞，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對人事檔案的管理，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持，從而積極推動基層人事檔案管理工作的開展，以提高人事檔案工作的管理水平，為人事管理工作提供更好的保障和服務(wù)。

一、目前人事檔案管理主要存在的問題

(一)對人事檔案的重視程度不夠。一種是思想認(rèn)識陳舊片面。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關(guān)系等材料，而現(xiàn)在各項(xiàng)工作重心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少一些，人們就認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”；另一種是受許多新建私營企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認(rèn)識。以上兩種輕視人事檔案工作的思想都表明了一些人對人事檔案工作缺乏了解，對在人才資源開發(fā)中人事檔案的作用缺乏認(rèn)識?！?/span>       (二)檔案管理不規(guī)范。一是收集歸檔工作制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)格。少數(shù)管檔部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件中對人事檔案收集歸檔的范圍作了規(guī)定，但當(dāng)前的人事檔案材料在全面準(zhǔn)確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的?！　?/span>

    (三)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，有個別基層單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄和潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

    (四)管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理手段落后。基層管檔人員沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。個別管理人員在接轉(zhuǎn)、調(diào)出、轉(zhuǎn)入、退休等需要查檔案時不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時不密封，嚴(yán)重影響了檔案的保密性。目前，檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

二、人事檔案管理的對策與思考

(一)提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案是用人單位在管理人力資源的過程中形成的人事記錄，可以較為全面地反映個人的工作能力、工作表現(xiàn)以及個人品德等方面的狀況。人事檔案是做好檔案工作的基本條件之一，借助人事檔案了解一個人在各個時期的表現(xiàn)。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認(rèn)識，切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。

    (二)加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門要建立堅(jiān)固、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫房面積每千卷需2平方米至25平方米，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

    (三)加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。一是由組織部門每2年~3年組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。掌握如何收集和鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。二是配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一及內(nèi)容的完整、真實(shí)、實(shí)用，要實(shí)現(xiàn)這個要求需要一支熱愛檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部。為此，應(yīng)參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。

    (四)建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。要利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，必須建立適合基層工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，也可把它設(shè)計(jì)為人力資源管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平，為基層工作提供有力保障。

    總之，人事檔案能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┹^為完整的人才信息，方便領(lǐng)導(dǎo)作出用人決策，更好地發(fā)揮人力資源的作用。人事檔案管理工作的好壞會直接影響到用人單位的工作效率，直接影響到每個人的切身利益，只有管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳作用，充分挖掘人力資源的潛力，才能在最大程度上保障整個基層人事工作的正常運(yùn)行。

（作者系新蔡縣河塢鄉(xiāng)人力資源社會保障服務(wù)所）